プライバシーポリシー
本ポリシーは、Ever Letter
Works株式会社（以下「弊社」といいます）が提供する未来日時指定レターサービス「ELW」（以下「本サービス」といいます）の運営に関し、キャンセル・発送・保管・お預かり品・個人情報の取り扱いその他本サービスの運営方針について定めるものです。
ご契約者様には、本ポリシーをご確認・ご同意のうえ、本サービスをご利用いただきますようお願いいたします。
お申し込み段階に応じてキャンセル可否が異なります。
本申込およびご入金完了後であっても、キット発送前であればキャンセルを承ります。この場合、お支払いいただいた料金は全額返金いたします。
キット発送後は、保管準備・管理工程へ進行する性質上、原則としてキャンセル・返金は承っておりません。やむを得ない事情がある場合には、個別にご相談を承ります。内容を確認のうえ、当社判断にて対応を検討いたします。
ご契約後も、発送予定日の2週間前までであれば、以下の内容の変更を承ります。
※保管状況や発送準備状況により、一部対応できない場合がございますのであらかじめご了承ください。
発送予定日の13日前より発送の準備に入ります。発送準備開始後のキャンセル・内容変更は原則お受けできません。 大切なお預かり品を確実にお届けするため、何卒ご了承ください。
本サービスは、原則として「指定日発送型」のサービスです。ELWでは、あらかじめご指定いただいた日時にあわせて、お手紙やお預かり品を発送いたします。
ご契約時にご指定いただいた日時にあわせて発送を行います。
第三者からの通知が行われなかった場合や、ご連絡が取れない場合であっても、生死状況に関わらず、原則としてご指定日時に発送いたします。
ご契約者様が希望される場合に限り、ご家族・医療関係者・その他信頼できる第三者をご登録いただくことで、死亡通知後の発送対応を承ることが可能です。
死亡通知を受けた際は、事前にご登録いただいたお名前・ご関係性・ご連絡内容等をもとに、ご本人様確認を行ったうえで発送可否を判断いたします。
ご希望に応じて、生存確認や定期連絡を含む個別対応についてご相談を承る場合がございます。対応内容については、お客様のご事情・保管期間・運営状況等を踏まえ、ご案内いたします。なお、通信障害・災害・連絡先変更その他やむを得ない事情により、継続的な確認やご連絡が困難となる場合がございます。
長期保管というサービスの性質上、保管環境の維持、データ管理、配送方法の見直し等について、時代に応じた最適化を継続的に行ってまいります。
また、天災・事故・社会情勢の変化・配送障害等、その他弊社の管理を超える事由により、発送遅延・発送不能等が発生する場合がございます。
弊社サービスは未来の指定日時にあわせてお手紙やお預かり品を発送するものであり、長期保管そのものを目的としたサービスではありません。
発送後、宛先不明・受取不能・住所変更等により返送が発生した場合には、ご契約時にご登録いただいた第三者連絡先への再発送対応を行います。
それでもお受け取りが困難である場合には、ご契約プランの満了日の翌日から1年間保管させていただきます。
保管期間中は、可能な限りご連絡・再発送対応をさせていただきます。また、保管期限を経過した場合はお預かりを終了させていただきますのでご了承ください。
弊社では、大切なお手紙やお預かり品を安全に保管・発送するため、一部お預かりできないものがございます。
以下に該当するものについては、お預かりをお断りする場合がございます。
なお、アクセサリー等のお預かりについては内容に応じてご相談を承りますが、資産価値・市場価値・希少価値等を保証するものではありません。また、お預かり後であっても、安全管理上の理由により、弊社判断にてお預かりをお断りする場合がございます。あらかじめご了承ください。
本サービスでは、ご契約者様ご本人の意思を大切にお預かりしております。
そのため、お預かり品の返還・発送停止・内容変更等につきましては、原則としてご契約者様ご本人からのお申し出のみ承っております。
ご家族・ご親族・その他第三者の方からご連絡をいただいた場合であっても、弊社では対応いたしかねる場合がございます。あらかじめご了承ください。
なお、法令に基づく要請等、弊社が必要と判断した場合には、この限りではありません。
弊社では、ご契約者様よりお預かりするお手紙・音声・映像・写真その他の記録、ならびに個人情報について、慎重かつ適切に管理を行っております。
本サービスは長期保管を前提としたサービスであるため、紛失・災害・経年劣化その他万が一の事態に備え、お預かりした内容をデジタル化・複製のうえ保管させていただく場合がございます。そのため、お手紙等については、特別なお申し出がない限り、弊社の担当者（以下、記し手）にて一度開封を行います。なお、これは保管・データ化・発送管理を目的としたものであり、内容確認や閲覧を目的とするものではありません。
代筆サポート、データ破損確認、発送確認その他本サービス運営上必要な場合には、記し手がお預かり内容を確認させていただく場合がございます。
お預かりした情報および記録は、弊社管理体制のもと、必要な範囲に限り管理を行い、可能な限り安全性を確保した複数環境にて保管いたします。
お預かり品の返還が必要となった場合には、原則としてご契約者様ご本人へ返還を行います。ご本人への返還が困難である場合には、事前にご登録いただいた第三者への返還を行う場合がございます。なお、返還不能・連絡不能その他やむを得ない事情により保管継続が困難となった場合には、契約内容および弊社規定に基づき、お預かりを終了させていただく場合がございます。
弊社サービスの存在がより多くの方の元へ届くよう、一部のお手紙内容や記録等をご紹介させていただく場合がございます。
ご紹介にあたっては、ご契約者様ご本人の事前同意をいただいた内容のみを使用し、個人が特定されないよう十分配慮のうえ掲載を行います。
大切な想いを残したいと願う方々へ、本サービスの存在や価値をお届けすることを目的として、誠実に取り扱ってまいります。
弊社では、大切なお手紙やお預かり品を未来へお届けするため、可能な限り安全な保管・管理・発送体制の維持に努めております。
ただし、本サービスは長期間にわたる保管・発送を含む特性上、天災・事故・社会情勢の変化・法令変更・通信障害・配送障害・システム障害その他、弊社の管理を超える事由が発生する可能性がございます。
また、住所変更・連絡不能・受取拒否・技術仕様の変更等により、当初想定した形式でのお届けが困難となる場合がございます。
可能な限りお客様の想いを未来へ繋ぐ方法を検討・対応をしてまいりますが、将来にわたる完全な保存・発送・連絡保証を行うものではありませんのでご了承ください。
なお、弊社に故意または重大な過失がある場合を除き、本サービス利用に関連して生じた損害については一切の責任を負いかねます。
制定日 2026年○月○日
